Gestion électronique des documents
La GED est une méthode d’organisation, de stockage et de récupération des documents numériques.
Cette méthode est utilisée depuis de nombreuses années sous la forme de systèmes de classement sur papier. L’introduction des ordinateurs et d’autres technologies numériques a permis à ce système d’être numérisé et automatisé, ce qui a amélioré l’efficacité et la précision.
Quelles sont les principales méthodes de gestion ?
La gestion électronique des documents comporte quatre aspects principaux : le stockage, la récupération, l’indexation et la sécurité.
- Le stockage fait référence à l’emplacement physique où les documents sont stockés.
- La récupération fait référence à la façon dont les utilisateurs peuvent trouver les documents appropriés dont ils ont besoin quand ils en ont besoin.
- L’indexation est le processus d’attribution de mots-clés ou de balises à chaque document afin qu’il puisse être facilement trouvé par son contenu ou son sujet.
La sécurité garantit que seules les personnes autorisées ont accès à ces documents importants. - Le groupe Gartner définit la gestion électronique des documents comme « le processus de gestion des documents électroniques en les stockant, en les indexant et en les récupérant via un réseau ».
Comment optimiser la gestion des documents ?
Nous utilisons des systèmes de gestion électronique de documents pour stocker, organiser et gérer notre contenu numérique. Ces systèmes nous permettent de stocker tous nos documents en un seul endroit, ce qui les rend faciles à trouver et à partager.
Certains des avantages liés à l’utilisation d’un système de gestion électronique de documents sont les suivants :
– Amélioration de la productivité
– Réduction du temps consacré à la recherche de documents
– Partage facile de documents
– Meilleure collaboration
– Efficacité accrue
Quels outils utiliser pour la gestion des documents ?
L’optimisation de votre gestion des documents est un gain de temps. Nous vous proposons quelques logiciels qui vont vous faire gagner du temps. Voici une liste de certaines de nos options logicielles de gestion de documents préférées :
Evernote : Evernote est un logiciel de prise de notes basé sur le cloud. Il vous permet de prendre des notes hors ligne, de les organiser et de les partager en ligne avec d’autres. Vous n’aurez plus jamais besoin d’une autre application de bloc-notes !
Google Docs : Google Docs est une excellente option pour la gestion collaborative des documents. Vous pouvez créer des feuilles de calcul et des documents pouvant être modifiés simultanément par plusieurs personnes à partir de n’importe quel appareil et à tout moment. Les documents sont disponibles dans le cloud ou sur votre disque dur, donc vous aurez toujours une copie.
Microsoft OneNote : One Note est une application de prise de notes et d’organisation pour votre ordinateur. Créez, partagez et organisez des notes pour rester au courant de tout ce qui compte pour vous. Partage d’imprimante : une excellente option pour les employés de bureau qui ont souvent besoin d’imprimer quelque chose consiste à utiliser la fonction de partage d’imprimante sur leur ordinateur. Assurez-vous simplement que l’autre personne a installé le logiciel Bonjour ou Port Forwarding afin qu’elle puisse trouver votre imprimante sans aucun problème !